Wypadek przy pracy to nagłe zdarzenie, wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą (art. 3 ust. 1 Ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych):

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy, a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

 Pracodawca każdorazowo, niezależne od skali zaistniałego zdarzenia, ma obowiązek powołania zespołu powypadkowego. Jego zadaniem jest ustalenie przyczyn i okoliczności zdarzenia. Aby zdarzenie wypadkowe zakwalifikować jako wypadek przy pracy muszą zostać spełnione jednocześnie wszystkie przesłanki zawarte w definicji wypadku.

Okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy, w którego skład wchodzi przedstawiciel załogi i specjalista ds. BHP. Po otrzymaniu informacji o wypadku, zespół powypadkowy niezwłocznie przystępuje do ustalenia okoliczności i przyczyn.

Na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ (art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych):

• w czasie podróży służbowej, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań;
• podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony;
• przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

Pracownik, który uległ wypadkowi przy pracy, jeżeli stan jegoj zdrowia na to pozwala, zawiadamia niezwłocznie o wypadku pracodawcę lub inny podmiot, na rzecz którego wykonywał czynności, przy których doznał urazu. Zgłoszenie wypadku przy pracy powinno być na piśmie. Dopuszcza się także, aby pracownik zgłosił wypadek przy pracy za pomocą maila lub telefonicznie.

Obowiązek zgłoszenia wypadku  ma każdy pracownik, który zauważył takie zdarzenie w zakładzie pracy. Zgłoszenie wypadku powinno wpłynąć do przełożonego osoby poszkodowanej.

Dla celów dowodowych zaleca się , aby zgłoszenia wypadku dokonać w formie pisemnej.

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy osoby będącej pracownikiem, zespół powypadkowy sporządza, nie później niż w ciągu 14 dni od daty zawiadomienia o wypadku protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, a przypadku osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – kartę wypadku.